Verwaltungsleitung für unser digitales Stiftungsbüro
Du denkst Verwaltung weiter, verbindest Menschen, Prozesse und digitale Lösungen – und hast Freude daran, andere mitzunehmen und zu befähigen? Du bist digital affin, liebst flexible Arbeitszeiten und möchtest aktiv unsere wachsende Stiftung mitgestalten?
Dann bist du bei uns genau richtig!
Als Verwaltungsleitung trägst du die operative Gesamtverantwortung für Organisation und Verwaltung innerhalb des vom Vorstand verantworteten strategischen Rahmens. Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit (m/w/d), die zusammen mit unserem eingespielten vierköpfigen Office-Team unser digitales Stiftungsbüro koordiniert und weiterentwickelt.
Je reibungsloser die essenziellen Prozesse im Hintergrund laufen, desto besser können unsere selbstständigen Trainer:innen, Coaches und Berater:innen unseren Kund:innen dienen. Unser wachsendes Team besteht aktuell aus rund 20 Personen und erbringt einen Jahresumsatz von ca. 1 M€. Wir leben und arbeiten auf christlicher Wertebasis, die unsere Organisation, unsere Entscheidungen und unser Miteinander prägt.
Wie du bei uns mitgestalten kannst
- Koordination des Office-Teams. Du führst das Stiftungsbüro fachlich, förderst Eigenverantwortung und begleitest die Weiterentwicklung des Teams. Dabei verstehst du dich als verbindende, motivierende und impulsgebende Führungspersönlichkeit.
- Controlling und Steuerung. Du behältst Zahlen, Budgets und administrative Kennzahlen im Blick, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und unterstützt den Vorstand bei einer vorausschauenden Steuerung der Stiftung.
- Einführung und Weiterentwicklung eines ERP-Systems. Du verantwortest die Auswahl, Einführung und Implementierung eines ERP-Systems und sorgst dafür, dass Prozesse sinnvoll digital abgebildet und von den Beteiligten gut angenommen werden.
- Digitale Organisation & Prozessoptimierung. Du entwickelst die digitale Arbeitsumgebung strategisch weiter, setzt Standards und etablierst effiziente Verwaltungsprozesse. Dabei nutzt du Microsoft 365 als zentrale Arbeitsplattform.
- Rechtliche & regulatorische Anforderungen. Du koordinierst die Umsetzung des EU AI Act, behältst datenschutzrechtliche Entwicklungen im Blick und sorgst für regelmäßige Updates und Anpassungen in Zusammenarbeit mit externen Stellen.
Was du mitbringen solltest
- Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine Ausbildung mit relevanter Zusatzqualifikation, z. B. in Verwaltung, Betriebswirtschaft, Management oder einem vergleichbaren Bereich.
- Du hast Erfahrung in der Führung oder Koordination von Mitarbeitenden, denkst kooperativ und verstehst es, Menschen mitzunehmen und zu befähigen.
- Du bringst Verwaltungs- & BWL-Know-how mit und hast ein gutes Verständnis für administrative Abläufe, Organisationsstrukturen und wirtschaftliche Zusammenhänge.
- Du hast eine Affinität für IT und Digitales, beziehst digitale Tools selbstverständlich in deine Arbeit mit ein, denkst Prozesse digital und hast idealerweise Erfahrung mit ERP-Systemen sowie mit der Weiterentwicklung digitaler Arbeitsumgebungen.
- Du verfügst über Grundlagen im Personalwesen, idealerweise auch im Personalrecht, und agierst hier verantwortungsbewusst und strukturiert.
- Du arbeitest selbstständig und agierst zugleich im Team vernetzt. Du verstehst es, dich selbst eigenverantwortlich und zuverlässig zu strukturieren. Du behältst auch komplexe Themen im Blick, schätzt klare Prozesse – ohne dabei an Flexibilität zu verlieren.
- Du kommunizierst klar, wertschätzend und verbindlich – schriftlich wie mündlich – und bewegst dich sicher im digitalen Raum.
Was wir dir bieten
- Mitgestaltung & Verantwortung: Eine zentrale Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Verwaltung nachhaltig weiterzuentwickeln.
- Homeoffice & digitales Arbeiten: Arbeite flexibel von zu Hause oder von unterschiedlichen Orten aus – eingebettet in ein gut vernetztes, digitales Team.
- xpand Community: Auch im Remote-Arbeiten erlebst du eine starke Verbundenheit im Stiftungsbüro und mit den xpand Partner:innen – fachlich wie geistlich.
- Flexible Arbeitszeiten: Organisiere deinen Alltag selbstständig im Rahmen vereinbarter Kernzeiten und übernimm Verantwortung für deine Aufgaben.
- Faire Vergütung: Die Vergütung für diese Teilzeitstelle (ca. 20 Stunden / Woche) bewegt sich – abhängig von Erfahrung und Verantwortungsumfang – in einer Spanne von 32.000 € bis 42.000 € Brutto / Jahr. Perspektivisch ist auch eine Erweiterung des Stundenumfangs denkbar.
Interessiert?
Wenn du dich mit unseren Werten identifizieren kannst, Lust auf diese spannende Herausforderung hast und dich in einem digitalen Arbeitsumfeld wohlfühlst, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Schick uns dazu deinen Tabellarischen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben und relevante Nachweise (Zeugnisse / Zertifikate) bis zum 20. März 2026 an Ria Reith (Mail: r.reith@xpand-stiftung.de Mobil: +49 157 54074208). Bitte lass uns ergänzend wissen, ab wann und in welchem Stundenumfang du verfügbar wärst.
Über die xpand Stiftung
Die xpand Stiftung unterstützt Menschen und gemeinnützige Organisationen in Deutschland dabei, ihre Berufung zu entdecken und nachhaltig positive Veränderungen zu bewirken. Ein Schwerpunkt ist die Beratung von Organisationen wie Krankenhäusern, Kindertageseinrichtungen, Vereinen und Kirchen, insbesondere in Mitarbeiterentwicklung, Leitbildentwicklung und Veränderungsprozessen. Ergänzend bieten wir Führungskräftetrainings, Berufs- und Lebensorientierungs-Coachings, Berufsorientierungsseminare sowie Zertifizierungen für Coaches & Trainer an. Als AZAV-zertifizierter Bildungsträger ermöglichen wir AVGS-gefördertes Coaching.
Kontakt
xpand Stiftung
Ria Reith
Gutenbergstr. 36
44139 Dortmund
Deutschland
Kontaktperson:
Ria Reith
| r.reith@xpand-stiftung.de
| +49 157 54074208
