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Wir suchen für unser Büro in Kassel eine Teilzeitkraft
Der Arbeitsbereich umfasst die Organisation der gesamten Büroarbeit (Betreuung und Verwaltung der Mitglieder, die Versicherungen für das Team vor Ort, Zahlungsverkehr, Organisation der Mitgliederversammlungen, etc.)
Die Arbeitszeit ist mit 12 Wochenstunden angesetzt, wobei es sicherlich notwendig sein wird, in der Einarbeitungszeit mehr zu arbeiten. Der Arbeitsort ist Kassel.
Sie arbeiten dort eigenständig sowohl mit dem Vorstand der Pinéa-Programmgruppe als auch mit der Buchhaltung bei der Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzlei Jakob & Sozien, die das Büro in unmittelbarer Nähe des ICE-Bahnhofs Kassel-Wilhelmshöhe stellt.

Ziele und Hauptverantwortung:
Der/Die Stelleninhaber(in) ist verantwortliche für die Erledigung der täglichen Vereinsgeschäfte. Die Zuständigkeit erstreckt sich auf die gesamte Organisation der Vereinsarbeit. Dabei koordiniert er/sie seine/ihre Aufgaben eng mit dem geschäftsführenden Vorstand und berichtet an den Schatzmeister.

Hauptaufgaben:

• Verantwortlich zur ordnungsgemäßen Verwaltung der Mitgliederdatei, Ein- und Austritte
• Erledigung des gesamten Schriftverkehrs des Vereins
• Koordination der finanziellen Administration in enger Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerbüro
• Verantwortlich für das gesamte Versicherungswesen des Vereins
• Planung, Koordination und Durchführung der Fundraising-Maßnahmen
• Verantwortlich für Planung, Organisation und Dokumentation der Mitgliederversammlung
• Protokollführung bei Organsitzungen zu Administration & Finanzen
• Führung und Verwalten des Vereinsarchivs
• Koordination und Priorisierung der anfallenden Aufgaben in enger Absprache mit allen Ressortleitern

Einzelaufgaben (diese können ggf. auch an andere Ressortmitarbeiter delegiert werden):

• Eingangsbearbeitung, Sortierung und ggf. Beantwortung des gesamten Postverkehrs (Post und E-Mail)
• Weiterleitung aller eingehenden Informationen an die relevanten Vorstandsmitglieder und Ressortmitarbeiter
• Modernisierung und Digitalisierung der Vereinsverwaltung und der Vereinskommunikation
• Sicherstellung ordnungsgemäßen Zahlungsverkehrs in Absprache mit Buchhaltung, Steuerbüro und Vereinsführung
• Definition, Beauftragung und Kontrolle von regelmäßigen Berichten aus den Fachbereichen (Programmarbeit, Werbung, Mitarbeiter, Finanzen, Spenden, ...)
• Erfassen neuer Mitgliedsanträge und Versenden von Aufnahmebestätigungen mit allen relevanten Informationen (Satzung, Begrüßungsschreiben, Vereinsordnung, Terminen, etc.)
• Erfassen von Kündigungen und Versenden eines Bestätigungsschreibens
• Archivieren von Aufnahmeanträgen, Schriftverkehr von Mitgliedern und Kündigungen
• Durchführung von Mitgliederbefragungen
• Ansprechpartner für Beschwerden von Vereinsmitgliedern
• Versenden von Grußkarten/-briefen an relevanten Jahresterminen an die Vereinsmitglieder
• Führen des Terminkalenders für die Verwaltung und Vorstand
• Jährliche Koordination der administrativen Dokumentationspflichten (z.B. Inventur)

Netzwerk:

• Geschäftsführender Vorstand / Gesamtvorstand
• Programmleitungsteam in Calvi
• Reiseveranstalter
• (Groß-)Spender und Unterstützer
• Mitglieder
• Verbände

Persönliche Anforderungen:

• Kaufmännische Ausbildung und/oder entsprechende Berufserfahrung
• Organisatorisches und koordinatives Geschick
• Geübter Umgang mit gängigen EDV-Programmen (Word, Excel, PPT, etc.)
• Kenntnisse im Umgang mit Internet und modernen (Online-)Kommunikationsmedien
• Gute Kommunikation (Vernetzung)
• Kenntnis über die Strukturen und Aufgaben des Vereins und deren Netzwerk

Kontakt

PPG e.V.
Axel Juhre
Mühlenstr. 177
41236 Mönchengladbach

Kontaktperson:
Axel Juhre | a.juhre@pinea-corsica.de